客户跟进记录怎么整理：销售、门店、中介用 AI 建一张客户跟进台账

客户信息散在微信聊天、通话记录、纸质登记本和几个版本的 Excel 里，谁跟到哪一步只有当事人清楚。人一休假或者离职，客户就断了线。下面这套做法解决两件事：把字段定死，把零散记录交给 AI 整理成一张跟进台账，然后按固定节奏更新。

台账先定这几列，别边录边改

动笔之前把列定下来，后面归类才不会返工。一张能用的客户跟进台账，通常有这几列：

意向等级要有一把统一的尺

同一个客户，甲销售标 A、乙销售标 C，台账就废了。先把标准写出来贴在群里：

零散记录从哪来，怎么交给 AI

不同人手上的材料不一样，处理方式也不同：

一张一张截图最费时间，可以先把手写笔记拍照汇总，再把聊天里提到的关键信息补进去。

实操：一次整理完一批客户

1. 分堆。把客户按负责人或按来源分几堆，一堆一次处理完，不要混着来。
2. 说清口径。告诉它要哪些列、意向等级怎么判、下次跟进时间按几天算、日期用什么格式。
3. 生成台账。得到一张总表，可直接下载成表格文件，方便后面持续更新。
4. 人工核一遍关键项。电话号码、金额、约定时间这三类必须自己再核，聊天记录里说「回头聊」的，不要自动写成日期。
5. 落位。把总表放到共享位置，指定一个人每天维护，避免又多出一个版本。

每天和每周怎么用

台账做出来不用就是废纸。三个动作固定下来就够：

• 早上看「今天要跟进」那一行，按名单打电话或发消息，一次别超过十个人。
• 沟通完马上补一句结论，写清对方态度和下一步，不要等到晚上凭记忆补。
• 每周固定花半小时过一遍 C 类和 D 类，该降级降级，该归档归档，把精力留给 A 类。

常见问题

聊天记录太长，一次发不完整怎么办？

按客户拆开，一个客户一次。多个客户混在一起发，整理出来的内容会串。

客户信息会不会被存到别处？

涉及手机号、身份证号、银行卡这类信息，建议先在本地打码，只发整理需要的字段，例如需求、时间和金额。平台的隐私说明可以在官网「用户协议与隐私」页面看到。

台账要不要做成共享表格？

要，但要设权限：销售只能改自己负责的客户，主管能看全表。共享位置只放一份，避免各自维护各自的版本。

客户量不大，有必要做台账吗？

五个以内可以不建表格，但至少要在聊天记录里把「需求、报价、下次跟进时间」三件事写清楚，交接时才说得明白。

一句提醒：客户跟进的价值不在表格好看，而在于每天都有人按表动手。字段越少越容易坚持，先跑顺一个月，再考虑加列。